Il progetto “Modifica e ampliamento degli orari dei servizi comunali” promosso e realizzato dall’Ufficio Tempi e Spazi del Comune di Firenze ha vinto la terza edizione del premio “cento progetti al servizio dei cittadini – l’innovazione al sostegno delle riforme” del Ministero della Funzione Pubblica.
La premiazione è avvenuta nell’ambito del “Forum della Pubblica Amministrazione 2000” ed è stata effettuata dal Ministro della Funzione Pubblica Franco Bassanini e dal Comitato di selezione composto, tra gli altri, dai presidenti nazionali di Confindustria, Fossa, di Confcommercio, Billè e di Confartigianato, Spallanzani.
Il premio “Cento progetti al servizio dei cittadini” è un’importante occasione per individuare e valorizzare le più interessanti esperienze di innovazione nella Pubblica Amministrazione, che hanno ottenuto o si propongono di ottenere come obiettivo un miglioramento delle prestazioni rese ai cittadini.
Si tratta inoltre di un modo per incoraggiare l’impegno di chi ha realizzato concretamente progetti di successo: la diffusione delle best-practise e il benchmarking rappresentano uno strumento prezioso, a livello nazionale ed europeo, per migliorare le performance e sostenere il processo di modernizzazione delle pubbliche amministrazioni.
I progetti presentati alla terza edizione del premio sono stati 724 ed hanno riguardato le seguenti aree di interesse: decentramento amministrativo; semplificazione amministrativa; miglioramento della gestione delle risorse umane e della qualità dei servizi.
La procedura di selezione è consistita in: verifica di ammissibilità; pre-selezione tecnica; valutazione settoriale degli esperti; selezione da parte di un Comitato nominato e presieduto dal Ministro per la Funzione Pubblica.
I criteri adottati per le selezione dei progetti presentati nell’anno 2000 sono stati i seguenti:
1. la sostenibilità organizzativa e l’attenzione ai risultati;
2. l’innovatività del progetto e la coerenza con i processi di riforma;
3.
l’impatto sui destiantati e sui beneficiari;
la trasferibilità e l’esemplarità dell’innovazione.
In cosa consiste il progetto presentato dal Comune di Firenze?
Il progetto “Modifica e ampliamento degli orari dei servizi comunali” è stato avviato con due ricerche volte a conoscere le esigenze dei cittadini e si inserisce fra gli interventi per il "Piano di Coordinamento dei Tempi, degli Orari e degli Spazi della città". Esso è stato sviluppato per fasi sperimentali successive e con la collaborazione della Direzione Organizzazione - Servizi Organizzativi e Relazioni Sindacali.
La seconda fase, attualmente in corso, riguarda 2700 dipendenti ed è diventata operativa nel maggio 1999 sulla base di una ordinanza del Sindaco che ha consentito di garantire il maggior grado di coordinamento tra le Direzione e i singoli servizi. Ha introdotto le seguenti innovazioni:
articolazione degli orari su cinque giorni con due rientri pomeridiani per tutte le Direzioni; per alcuni Uffici è prevista un'articolazione su sei giorni con uno o due rientri pomeridiani a seconda della peculiarità dell'offerta o della tipologia di utenza;
omogeneità della fascia oraria di apertura al pubblico (9,00-13,00//15,00-17,30);
ampliamento del numero delle ore di apertura sia giornaliere che settimanali, in alcuni casi del 20%;
omogeneità dei giorni di apertura pomeridiana (martedì e giovedì), salvo rare motivate eccezioni, in relazione alle esigenze dell’utenza;
introduzione dell’apertura al pubblico "non stop" realizzata il giovedì dalle 8,30 alle 18,30, per la sede anagrafica principale di Palazzo Vecchio;
desincronizzazione degli orari di apertura al pubblico rispetto a quelli di altri Enti o Aziende per evitare di indurre ulteriore mobilità in orari già saturi di spostamenti.
I vantaggi e i miglioramenti realizzati con il progetto nel rapporto con i cittadini possono essere riassunti in:
a) maggiore possibilità di accesso ai servizi sia attraverso l’ampliamento degli orari di apertura antimeridiani che due giorni di apertura pomeridiana, in modo tale che l'insieme del sistema orario sia più funzionale ai bisogni dei cittadini e cerchi di contemperare le esigenze degli operatori;
b) ulteriori facilitazioni con l’apertura per i servizi di particolare interesse collettivo anche il sabato in orario antimeridiano, tenuto conto anche dei vincoli organizzativi e normativi;
c) riduzione delle code e dei tempi di attesa collegati all’aumento degli orari di apertura;
d) omogeneizzazione dei giorni di rientro pomeridiano (martedì e giovedì); individuazione di una fascia oraria comune di apertura antimeridiana (9.00-13.00) e pomeridiana (15.00-17.30) in modo da consentire una più facile lettura e memorizzazione degli orari da parte dei cittadini;
e) maggiore rispondenza della nuova articolazione oraria alle mutate esigenze di organizzazione dei singoli e per i dipendenti la conseguente possibilità di avere più tempo per sé e per i propri familiari collegata alle due giornate intere di riposo;
f) miglioramento per l’Ente locale della capacità di rispondere alle esigenze dei cittadini attraverso la differenziazione degli orari e l’aumento dell’efficienza dei servizi dovuta ad un’organizzazione più razionale degli orari di lavoro;
g) assecondare i processi di cambiamento organizzativo in corso nell’Amministrazione che spostano l’ambito di riferimento del Comune da un ente organizzato sulla necessità di produrre atti amministrativi (che possono essere fatti in orario compreso tra le 8,00 e le 14,00), ad un Comune che eroga servizi ai cittadini.
Il progetto “Modifica e ampliamento degli orari dei servizi comunali” è stato accompagnato da due campagne informative realizzate tramite l’opuscolo "Più semplice più vicino" (inviato a tutti i residenti) per offrire al cittadino una valida fonte di consultazione per esercitare meglio i propri diritti e per utilizzare con minor spreco di tempo i servizi comunali.
Il 29/9/'99 é stato siglato il “verbale d'intesa” fra Comune, Prefettura e Organizzazioni Sindacali Confederali Territoriali, di Categoria e i rispettivi Coordinamenti femminili per realizzare la "Giornata del cittadino", ovvero un giorno della settimana, il giovedì, nel corso del quale gli orari di apertura dei servizi della P.
A. potranno essere non-stop e compresi tra le ore 9.00 e le ore 19.30. La "Giornata del cittadino" costituisce la terza fase sperimentale del progetto.
