Il progetto e-Firenze è stato approvato dal Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie della Presidenza del Consiglio dei Ministri, con provvedimento dell'11/11/02, ed è stato ammesso, con decreto del Ministro per l'innovazione e le tecnologie in data 14/11/02, al cofinanziamento per un importo pari a 3.885.000 Euro. L’obiettivo del progetto e-Firenze è l’attivazione di un Centro Servizi multicanale che consenta l’erogazione di un sistema unitario di servizi per cittadini e imprese fruibile nell’ambito territoriale dell’intera Provincia di Firenze, con la finalità di rendere disponibili informazioni, servizi interattivi e transazionali a tutti i soggetti pubblici e privati che risiedono nel territorio provinciale o che hanno rapporti con esso.
Caratteristica rilevante di e-Firenze è di essere un progetto di riuso territoriale di soluzioni software compatibili per i servizi telematici realizzate nel progetto PEOPLE, guidato anch’esso dal Comune di Firenze (di fatto e-Firenze può essere definito un Co-progetto del progetto PEOPLE). Con riferimento alle tematiche di governo elettronico e-Firenze prevede: la realizzazione di un Centro Servizi intercomunale che rappresenti a tendere il front office multicanale (Call Center, Portale, Portale Vocale, SMS, WAP) attraverso cui i cittadini e le imprese, di tutta l’area fiorentina, potranno interfacciarsi con il Comune di appartenenza in maniera eguale e con più modalità (multicanalità) senza vincoli di territorialità.
l’incremento ed il miglioramento del presidio del territorio attraverso un maggior numero di postazioni presidiate e libere presenti sul territorio, le reti terze, e gli sportelli unici. In questo modo si permetterà alla comunità territoriale di fruire dei servizi di effettiva utilità, senza distinzione dei mezzi tecnici a disposizione del singolo tramite l’adozione di soluzioni tecniche, hardware e software, che permettono anche di superare o ridurre le condizioni di svantaggio dovute a una specifica disabilità; l’adeguamento dei servizi a maggiore impatto verso l’utenza attualmente erogati dagli Enti Locali della Provincia di Firenze e l’attivazione di nuovi servizi su un ampio ventaglio di aree tematiche, sia attraverso il riuso dei servizi telematici, realizzati nel co-progetto PEOPLE, sia con lo sviluppo di altri servizi scelti in base a puntuali analisi dei fabbisogni dell’utenza; Il Centro Servizi multicanale per l’erogazione del sistema unitario di servizi per cittadini e imprese fruibile nell’ambito territoriale dell’intera Provincia di Firenze è progettato per essere a disposizione di tutte le Amministrazioni del territorio provinciale.
La sua progettazione sarà curata dal Comitato tecnico del progetto con la collaborazione fattiva di un ampio numero di Comuni aderenti al progetto. Nella progettazione del Centro Servizi sarà posta particolare attenzione al suo modello tecnologico, organizzativo e associativo con riferimento alle caratteristiche di efficacia e sostenibilità. Il progetto e-Firenze si conforma alle linee guida dell’ANCI riguardo la sostenibilità con riferimento ai modelli organizzativi per la gestione dei servizi, sia per quanto attiene al Front-office che al Back-office.
Per la sostenibilità a livello di Front-office, e-Firenze progetterà e attiverà un Centro Servizi intercomunale e definirà all’interno del progetto il rapporto tra il singolo Comune della Provincia di Firenze e il Centro Servizi. Per la sostenibilità a livello di Back-office, e-Firenze pone particolare attenzione alla componente del modello organizzativo “interna all’ente” per garantire un’effettiva erogazione dei servizi, a tal fine sono previsti processi di riorganizzazione e riqualificazione del personale addetto ai processi connessi con l’erogazione dei servizi a cittadini e imprese.
La creazione della struttura associativa del Centro Servizi rappresenta, quindi, la modalità organizzativa per rispondere, in modo efficace oltre che efficiente, alle criticità e le problematiche presenti in particolare nei territori con Comuni medi e piccoli, poiché permette a tutti i Comuni di: accedere ai benefici legati all’utilizzo delle innovazioni legate allo sviluppo dell’e-government che richiedono investimenti difficilmente sostenibili da singoli enti; costituire un luogo di accumulazione e sviluppo di competenze sui temi dell’e-government attualmente frazionate tra diverse amministrazioni; sfruttare significative economie di scala; favorire processi di relazione, comunicazione e collaborazione tra i Comuni del territorio La scelta di erogare con modalità nuove una serie di servizi ai cittadini ed alle imprese, avvalendosi di una struttura di front office comune, richiede agli Enti coinvolti di rivedere i propri processi/procedure interne, il proprio assetto organizzativo interno e le modalità di relazione con gli altri Enti.
All’interno del progetto, quindi, una parte significativa dell’impegno è destinata ad interventi di riprogettazione e reingegnerizzazione dei processi interni dei Comuni connessi con l’erogazione dei servizi a cittadini e imprese nonché di riqualificazione del personale addetto. L’intervento di progettazione organizzativa, oltre che incentrarsi sui singoli enti, ha come oggetto la definizione del modello organizzativo del Centro di gestione dei servizi intercomunali, che svolgerà una funzione di interfaccia tecnica via Portale Web e Call Center per i cittadini e le imprese e una funzione di supporto professionale per tutti i soggetti partecipanti.
Il sistema di servizi che verrà attivato tramite il Centro Servizi non sarà invasivo sul piano tecnologico per i Comuni partecipanti, che manterranno la funzione di back-office, in quanto sarà basato su meccanismi di cooperazione applicativa. Sarà naturalmente necessario che i Comuni si interfaccino con il Centro Servizi e integrino le nuove funzionalità con quanto già esiste secondo gli standard adottati. Il Comune di Firenze fornirà assistenza tecnica e organizzativa ai comuni della Provincia per l’adeguamento delle applicazioni gestionali partendo da un’analisi della situazione informatica di ogni ente.
Il piano di lavoro di e-Firenze è realizzato in modo coerente con le linee generali del progetto: collegamento con il co-progetto PEOPLE, particolare attenzione alla sostenibilità con riferimento alla progettazione del modello organizzativo, tecnologico e associativo per la gestione dei servizi attraverso il Centro Servizi nei primissimi mesi del progetto: il Comune di Firenze si farà carico di raccogliere le esigenze riguardo ai servizi telematici del proprio territorio sia per riportarle all’interno sia delle fasi di analisi e progettazione dei servizi telematici per i quali è prevista la realizzazione nel progetto PEOPLE, sia per quelli per i quali è prevista la realizzazione nel progetto e-Firenze nel corso del primo anno di attività: il Comune di Firenze e i Comuni della Provincia progetteranno il modello organizzativo e il modello tecnologico del Centro servizi e definiranno lo schema associativo per la sua gestione il Comune di Firenze e i Comuni della Provincia progetteranno il modello generale di erogazione dei servizi in cui sarà definito quali servizi telematici verranno attivati per ciascuna fascia di Comuni il Comune di Firenze progetterà e svilupperà i servizi al cittadino per i quali è prevista la realizzazione nell’ambito del progetto e-Firenze i Comuni della Provincia adegueranno le applicazioni gestionali di back-office, con riferimento alle modalità di colloquio con le applicazioni di front-office realizzate nei progetti PEOPLE ed e-Firenze nel corso del secondo anno di attività: verrà attivato il Centro Servizi verranno attivati i servizi telematici realizzati nel progetto PEOPLE e nel progetto e-Firenze secondo il modello generale di erogazione verranno effettuate le attività di riorganizzazione e riqualificazione del personale addetto ai processi connessi con l’erogazione dei servizi a cittadini e imprese per garantire la sostenibilità del sistema.
