La firma elettronica è uno degli strumenti digitali ampiamente usati da liberi professionisti e piccole e medie imprese per comunicare in modo ufficiale, ad esempio, con la Pubblica Amministrazione e con clienti e fornitori: serve per autenticare documenti alla stregua di una firma autografa. Eppure non tutti hanno ben compreso come queste tecnologie funzioni e quali garanzie diano.
Esistono vari tipi di firme elettroniche che sono differenziate per livello di sicurezza e valore legale.
Nel caso delle piccole e medie imprese, la migliore è certamente la firma digitale, usata per firmare documenti attraverso l'uso di un apposito strumento e lo fa sfruttando sistemi di crittografia asimmetrica che possono assicurarne la sicurezza.
Oltre alle aziende, ne fanno largo uso anche i liberi professionisti, ma anche i comuni cittadini.
Validare e condividere i documenti richiede una serie azioni che, con il passare del tempo e grazie all'innovazione tecnologica digitale, sono diventate sempre più smart. Stiamo parlando di strumenti come la firma elettronica: ma cos'è esattamente, a cosa serve e come funziona? Vediamolo insieme.
Cos'è la firma elettronica?
La firma elettronica è la più agevole tipologia di sottoscrizione informatica ed è definita dal Regolamento Europeo 910/2014 (eIDAS) al n. 10 dell'art. 3.
Tra i requisiti della firma elettronica abbiamo :
- l'autenticità, poiché garantisce l'identità del soggetto firmatario ;
- l'integrità che assicura che i documenti non sono stati modificati dopo l'apposizione della firma ;
- il non ripudio, in quanto assicura che il documento firmato non possa essere ripudiato dallo stesso firmatario.
La firma elettronica che garantisce maggiore sicurezza è appunto quella digitale che, come già accennato, usa un sistema crittografico asimmetrico per autenticare i documenti.
Come funziona le firma elettronica
Se, ad esempio, vogliamo firmare un contratto di vendita tra due soggetti, che sia redatto dal notaio e salvato in formato PDF statico, per prima cosa dovremo passarlo in un algoritmo di hashing, ovvero riassumere il documento in pdf, in pochi byte.
In secondo luogo, dovrà essere cifrato con la chiave privata: ciò significa che chiunque potrà verificare che quel documento sia stato firmato proprio da quella persona che quindi sarà l'unica a possedere quella specifica chiave privata e in grado di produrre un contenuto decifrabile con la rispettiva chiave pubblica.
Allo stesso tempo, sarà anche possibile stabilire l'autenticità: quindi che quello è esattamente il documento firmato e che non ha ricevuto alcuna modifica. Siccome chiunque potrà sapere chi ha firmato quel documento originale, sarà possibile certificare sia l'integrità del documento, sia il non ripudio.
A cosa serve la firma elettronica
La firma elettronica può essere usata in tante situazioni e come abbiamo detto, soprattutto da alcune categorie professionali e aziende per le quali è fondamentale o persino obbligatoria (come nel caso degli avvocati che devono accede a dei servizi ministeriali.
Le aziende, ad esempio, la utilizzano obbligatoriamente per autenticare le fatture elettroniche emesse alla Pubblica Amministrazione, mentre è facoltativa in caso di compravendite tra privati e tra aziende.
La convenienza dell'uso della firma elettronica è ad ampio spettro: non solo evita sprechi di carta, ma soprattutto consente di risparmiare tempo e risorse.
Perché è utile usare la firma elettronica
Usare la firma elettronica nella società contemporanea, ormai sempre più volta verso la digitalizzazione, significa usufruire di un ulteriore strumento per semplificare e rendere più sicure molte operazioni quotidiane.
Finalmente abbiamo la possibilità di apporre la firma pdf in maniera remota su molti documenti. Si tratta di un sistema rapido, snello e semplice che consente ad aziende e professionisti di lavorare a distanza e operare da remoto in tranquillità e sicurezza. Avere la possibilità di firmare in modo autenticato proteggendoci e lavorando in totale sicurezza non è un fattore da non sottovalutare.
Inoltre, è importante pensare anche al fatto che la carta, prima o poi, è destinata a rovinarsi, oltre a essere smarrita: con il sistema digitale questo non accadrà mai. In passato, infatti, importanti documenti contenenti firme autografe sono andati persi, modificati e persino contraffatti: tutto questo oggi non è più possibile grazie al sistema elettronico.
Oggigiorno, grazie al sistema di firma elettronico, abbiamo la possibilità di scambiare messaggi a distanza senza correre alcun rischio.
Avere la possibilità di firmare a distanza consente di risparmiare risorse e tempo: è sufficiente possedere un computer e una connessione per concludere un affare importante, stipulare un accordo di collaborazione o un contratto d'affitto, firmare una fattura elettronica, ecc… ovvero compiere atti che richiedono la presa visione di due parti. Con l'uso della firma elettronica tutte le procedure, un tempo lunghe e dispendiose, ora saranno facili e snelle. Più persone presenti in luoghi diversi, che prima dovevano pianificare un incontro, oggi possono stare nel loro ufficio o a casa per stipulare l'accordo.
Da un punto di vista decisionale, lavoro e amministrazione saranno resi fluidi, efficaci e produttivi, e sarà possibile dare alle persone la possibilità di pianificare meglio il proprio tempo.
Tutto il tempo risparmiato potrà essere dedicato ad altre questioni che possono essere sempre lavorative, ma anche relative alla vita privata alla quale avremo più tempo da dedicare, migliorandone la qualità.
