La legislazione riguardante l'applicazione del protocollo informatico nella PA, ossia il sistema tecnologico necessario per la gestione elettronica dei flussi documentali, è ampia e complessa e si riferisce a numerosi strumenti: posta elettronica, firma elettronica, e-procurement, creazione, archiviazione, diffusione di dati e via dicendo. In linea di massima tanti (troppi) termini temporali sono stati posti (e continuamente spostati in avanti) per il cosiddetto 'passaggio totale' dalla carta all'elettronica per tutta la documentazione amministrativa.
I tempi sono maturi per comprendere che questi limiti servono a poco o niente, risultando fra l'altro per ora del tutto irrealizzabili, mentre ciò che conta è procedere e analizzare i risultati, in modo da approfondire le problematiche e difficoltà maggiori che le amministrazioni incontrano, le differenti esigenze, le migliori applicazioni, per poter intervenire in maniera mirata. In questo senso va il rapporto 2005 del Cnipa sullo stato di attuazione di progetti del protocollo informatico e gestione elettronica dei documenti, presentato lo scorso 20 dicembre, molto importante per analizzare l'effettivo andamento della digitalizzazione.
La direttiva del Ministero per l'Innovazione e le Tecnologie del 9 dicembre 2002 ha suddiviso gli adempimenti della PA in vista dell'applicazione del protocollo informatico in due sezioni: Gestione Elettronica dei Documenti e Trasparenza Amministrativa. Il Centro di competenza sulla trasparenza e gestione elettronica dei flussi documentali del Cnipa svolge funzioni di indirizzo e di coordinamento ed offre alle amministrazioni assistenza e consulenza per valutare i programmi di sviluppo nel settore.
L'indagine compiuta dal Centro ha riguardato gli aspetti organizzativi, progettuali e formativi relativi all’attuazione della normativa sulla gestione elettronica dei documenti, e il rapporto sarà presto inviato alle PA accompagnato da un documento relativo allo stato di attuazione della normativa per la singola amministrazione con le osservazioni e le azioni consigliate. L'indagine è stata realizzata tramite un questionario su internet precompilato con le informazioni fornite nelle precedenti attività di assessment, e un sunto del progetto per rendere più semplice e veloce la compilazione e l’elaborazione dei dati. Per quanto riguardava il rapporto del 2004 il questionario era stato rivolto a 61 pubbliche amministrazioni centrali che fungevano da campione di rilevamento, fra cui risposero in 54, ossia l'89%.
Per quanto riguarda i ruoli definiti 'chiave' era risultata un'ottima copertura dei responsabili dei sistemi informativi, presenti nel 90% del campione e per l'87% costituiti da dirigenti, per i responsabili della trasparenza la percentuale si abbassava un bel po' essendoci una copertura del 69%, di cui solo il 63% costituito da dirigenti. Va ricordato che il ruolo di responsabile del protocollo informatico è definito per legge, che ne riconosce i compiti non solo burocratici ma anche con valenza legale, dovendo egli garantire il corretto funzionamento del sistema di protocollo informatico, della gestione informatica dei flussi documentali e degli archivi (secondo le indicazioni del DPR 445/2000 e delle norme ad esso correlate). Dati meno buoni c'erano sul fronte della revisione generale dei processi amministrativi correlati alla gestione del protocollo ed ai flussi documentali, vi aveva infatti provveduto soltanto il 50% del campione.
Buono invece il risultato delle AOO (aree organizzative omogenee che sostanzialmente devono comprendere una serie di uffici afferenti ad una medesima organizzazione), che risultavano infatti implementate nel 94% dei casi a garanzia di una omogeneizzazione interna delle regole di protocollazione. La formazione non era un granché attivata, su 49 amministrazioni che avevano risposto alle domande sullo specifico tema, 9 avevano dichiarato di aver concluso il piano di formazione, 22 lo stavano eseguendo mentre le restanti 18 dovevano ancora iniziare.
Secondo il rapporto del 2004, per concludere, soltanto 16 amministrazioni (pari al 33% del campione elaborato) avevano completato e diffuso a tutta la struttura aziendale il progetto di protocollo informatico essenzialmente orientato alla soddisfazione dei requisiti minimi. Queste rilevazioni sono state riprese e ampliate nell'analisi del 2005, i cui dati saranno presto consultabili anche su internet. Ci saranno informazioni aggiuntive allo scopo di evidenziare meglio eventuali punti di criticità e problemi (complessità del contesto dell'amministrazione, statuo di attuazione della normativa, rischi, efficacia interventi e criticità ecc.), e con l'intento finale di costituire una sorta di monitoraggio continuo dello stato di attuazione della normativa presso tutte le amministrazioni.
In questo caso il periodo di riferimento è compreso fra il maggio e il settembre 2005, le PA di riferimento sono le centrali e gli enti pubblici non economici: si tratta di 82 unità rilevate per 61 PAC con 750.000 addetti coinvolti, le PA particolarmente complesse sono state suddivise in più unità.
