Nelle pubbliche amministrazioni arriva il Protocollo informatico

Redazione Nove da Firenze
Redazione Nove da Firenze
31 dicembre 2003 09:39
Nelle pubbliche amministrazioni arriva il Protocollo informatico

Entro la mezzanotte di oggi tutte le pubbliche amministrazioni devono introdurre il protocollo informatico, secondo quanto stabilito dal pacchetto normativo collegato alla Bassanini 1 (legge 15 marzo 1997, n. 59), confluito per lo più nel DPR 28 dicembre 2000, n. 445, recante il Testo unico sulla documentazione amministrativa.
L’art. 5 del DPCM 31 ottobre 2000, contenente le “Regole tecniche sul protocollo informatico”, prevede inoltre che le pubbliche amministrazioni redigano un Manuale per la gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi, che qui viene presentato.
Si tratta di uno strumento operativo che, per il grado di analisi che ogni amministrazione è chiamata ad effettuare, può rappresentare un primo e significativo passo verso la certificazione di qualità del servizio.

Il dettato del DPCM 31 ottobre 2000 prevede infatti che il Manuale affronti alcuni aspetti cruciali, quali la gestione e la tenuta dei documenti su vari supporti, la migrazione dei documenti informatici, l’introduzione dei titolari di classificazione e dei massimari di selezione in forma autonoma (quindi non più determinati dal centro ma modellati sulle esigenze della singola Amministrazione), nonché la definizione delle linee strategiche legate al recordkeeping system (cioè al sistema archivistico) e al workflow management (cioè al sistema di flusso di lavoro e delle procedure ad esso collegate).
Si tratta di una occasione formidabile per l’introduzione di un sistema informativo documentale redatto con criteri scientifici, laddove archivistica, scienza dell’amministrazione, informatica giuridica e informatica sono perfettamente integrate.
Il protocollo in sé, infatti, non può essere concepito solo come un dispensatore asettico di numeri sequenziali, né il protocollo informatico può essere progettato come semplice trasposizione su un supporto elettronico del registro di protocollo cartaceo.

In un sistema informativo documentale moderno il protocollo deve diventare uno snodo irrinunciabile e una risorsa strategica per il buon andamento degli affari e dei procedimenti amministrativi. Per raggiungere questi obiettivi, devono essere garantiti l’interoperabilità, la trasparenza e il controllo dell’azione amministrativa attraverso i documenti che ogni Amministrazione produce durante la propria attività pratica o l’esercizio delle proprie funzioni.

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